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ob Sichtung von Prozessen und Produktionsanlagen durch Auftraggeber oder für externe Audits: Virtuelle Betriebsführungen und gefilmte Prozessabläufe haben im Moment Hochkonjunktur. |
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In Zeiten von Corona müssen sie nun größtenteils digital stattfinden. Was es dabei aus Datenschutzsicht zu beachten gilt und wie solche Veranstaltungen DSGVO-konform gelingen, beschreiben wir Ihnen in der ersten Ausgabe unseres neuen Datenschutzbriefes, der künftig etwa alle vier Wochen erscheinen wird. |
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Ich wünsche Ihnen eine anregende Lektüre und freue mich über Ihr Feedback! |
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Helmut Bartels, Herausgeber
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1. Virtuelle Betriebsführungen – so gelingen sie DSGVO-konform |
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Potenzielle Auftraggeber machen die tatsächliche Auftragsvergabe oftmals von einer persönlichen Sichtung der Prozesse oder Produktionsanlagen eines zukünftigen Dienstleisters abhängig. Dasselbe gilt für externe Audits, beispielsweise für Qualitätsmanagement-Zertifikate. Im Regelfall werden zu diesem Zweck Führungen durch das Unternehmen veranstaltet oder Produktions- und Arbeitsabläufe vor Ort vorgeführt. |
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Unter den bestehenden Corona-Bedingungen und Pandemie-Umständen sind auf nicht absehbare Zeit derartige Präsenzveranstaltungen oder Unternehmensbesichtigungen nicht möglich. Um dem berechtigten Informationsbedarf der Auftraggeber und auch dem von externen Auditoren dennoch nachkommen zu können, bieten sich virtuelle Unternehmensführungen und eine Vorführung von Arbeits- und Produktionsabläufen sowie Videointerviews, Aufzeichnungen und Videokonferenzen an. Aufzeichnungen dieser Art unterscheiden sich allerdings erheblich von sonst üblichen Videos und Präsentationen, die beispielsweise zu Marketingzwecken erstellt werden. |
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In diesem Zusammenhang ergeben sich Datenschutzfragen und Regelungsnotwendigkeiten im Hinblick auf die betroffenen Beschäftigten im Unternehmen sowie die Empfänger solcher aufgezeichneten Inhalte. |
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Im Kern geht es um eine Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO. Da stellt sich zunächst die Frage nach der Mitwirkungspflicht von Beschäftigten. Wie auch bei persönlichen Besuchen eines potenziellen Auftraggebers gehört zumindest bei einfachen Demonstrationen von Arbeitsabläufen die Mitwirkung eines Mitarbeiters zu seinen Arbeitspflichten und die bedarf keiner Einwilligung. Ausnahmen können bei umfangreichen Videoaufnahmen bestehen oder wenn sich der Mitarbeiter, beispielsweise aufgrund sprachlicher Hürden, nicht bloßstellen möchte. Allerdings empfiehlt es sich, mit den mitwirkenden Angestellten eine Nutzungsvereinbarung darüber zu schließen, und auch den Zweck der Aufnahmen, die Dauer der Speicherung und die Nutzung nach einem eventuellen Ausscheiden des Beschäftigten aus dem Unternehmen zu regeln.
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2. Videoaufnahmen – Beschäftigte müssen umfassend informiert werden |
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Laut Art. 13 DSGVO haben die Beschäftigten ein Recht darauf, über den Umfang der Videoaufnahmen, deren Zwecke, über die Verwendung der Aufnahmen und über ihre Rechte, insbesondere über den Umfang und Grenzen ihrer Arbeitspflicht, informiert zu werden. Die Beschäftigten können dann beurteilen, inwieweit eine Arbeitspflicht zur Herstellung der Aufnahmen besteht und inwieweit keine Verpflichtung besteht und ihre Mitwirkung auf freiwilliger Basis beruht.
Im Gegensatz dazu ist bei Videoaufnahmen für Werbezwecke generell eine Einwilligung des Mitarbeiters erforderlich. Unabhängig vom Zweck der Videoaufnahmen ist bei bestimmten Unternehmen eine Betriebsvereinbarung erforderlich, weil die Aufnahmen grundsätzlich geeignet sind, Leistung und Verhalten der betroffenen Beschäftigten zu kontrollieren und deshalb gem. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG eine Mitbestimmungspflicht besteht. Bei den Aufnahmen ist darauf zusätzlich zu achten, dass keine von den Aufzeichnungen unbeteiligten Personen erfasst werden. |
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3. Vor Vertragsabschluss – Vertraulichkeitsverpflichtung |
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In der vorvertraglichen Phase einer Beauftragung von Dienstleistungen oder einer Auftragsverarbeitung wird in aller Regel keine Übermittlung der Aufzeichnungen an den potenziellen Auftraggeber erforderlich sein. Vielmehr wird zu diesem Zweck eine Präsentation, beispielsweise im Rahmen einer Videokonferenz ausreichen. Um hier dem Datenschutz Genüge zu tun, reicht seitens des Auftraggebers die Erklärung, dass keine Teile oder Ausschnitte der Online-Präsentation mitgeschnitten oder gespeichert werden. Kommt es zum avisierten Auftrag, muss ein Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen werden. In diesem Vertrag ist der weitere Umgang mit den Videoaufzeichnungen zu regeln, soweit der Auftraggeber diese Aufzeichnungen zur Dokumentation und Nachweisführung seiner Arbeitsabläufe benötigt. Wird eine Zertifizierungseinrichtung mit der Durchführung eines externen Audits beauftragt, sind im Vertrag mit der beauftragten Zertifizierungseinrichtung ähnliche Regelungen vorzusehen.
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4. Arbeitshilfe – Muster-Vertraulichkeitsverpflichtung für Besucher |
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5. Arbeitshilfe – Muster-Vertraulichkeitsverpflichtung für virtuelle Betriebsführungen und Videokonferenzen
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